DEFINISI DAN FUNGSI SIM

Pendahuluan

Kemajuan teknologi di dunia ini membuat para masyarakat meningkatkan sistem informasi manajemen yg lebih baik dari sebelumnya agar mencapai hasil yang lebih baik guna mencapai hasil yang efisien dan efektif. Dengan adanya kemajuan teknologi maka tercipta kemudahan bagi yang menggunakannya, pada umumnya sistem informasi manajemen sangat membantu sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya.

Dengan kemajuan tersebut, maka teknologi informasi berkembang dengan pesat karena kebutuhan masyarakat akan dunia informasi sangatlah luas. Informasi tersebut bisa menjadi sesuatu yang berharga akan tetapi jika tidak adanya pengendalian, pengaturan, maupun penyimpanan informasi maka informasi akan terbuang percuma atau menjadi sia-sia. Oleh sebab itu, fungsi SIM(Sistem Informasi Manajemen) dalam kehidupan sekarang sangatlah penting.

Sistem informasi manajemen yang ditangani dan diproses dengan baik akan menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang dapat digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.

Tinjauan Pustaka

Definisi dari sistem informasi manajemen ialah sistem berbasis computer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa.(Raymon McLeod,Jr) Dapat juga diartikan sebagai integrasi manusia atau mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional, manajemen dan pengambilan keputusan pada suatu organisasi. (Gordon B.Davis)

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :

Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

- Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi

- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.

Sistem basis data terintegrasi :adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.

Mendukung Operasi : Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah dalam sistem informasi ialah Manajemen Information System, Information Processing System, Information Decision System atau Information System.

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

(Sumber: http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id , By: Raden Sanjoyo – D3 Rekam Medis FMIPA Universitas Gadjah Mada)

Pembahasan

Secara konseptual, SIM dapat ada walaupun tampa komputer tetapi dengan adanya komputer membuat SIM lebih fisibel(mudah digunakan). Pemakai SIM ialah orang yang bertanggung jawab untuk memasukan data, menginstruksikan sistem atau menggunaka output sebagai informasi dari suatu sistem. Untuk beberapa persoalan, pemakai dan komputer membentuk suatu sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian interaksi antara komputer dan pemakai. Aplikasi sistem informasi tidak mengharuskan pemakainya menjadi ahli-ahli komputer. Meskipun pemakai memerlukan syarat-syarat informasi yang khusus: seperti beberapa pengertian tentang komputer, informasi asli dan menggunakannya dalam bermacam-macam fungsi manajemen untuk membantu pemakai dalam menyelesaikan tugasnya

Dalam SIM juga terkandung unsur informasi dan data, dimana pada bagian informasi: data telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti atau bermanfaat bagi pemakainya. Sedangkan definisi data sendiri merupakan bahan baku dari informasi tersebut. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi yang diperoleh dapat menjadi data bagi orang lain dan dapat berlaku sebaliknya. Dengan pemrosesan yang tepat maka tebentuk suatu istilah yakni database. Terciptanya database karena di perlukan untuk mengelola sumber informasi agar terpenuhi kebutuhan akan informasi itu sendiri mudah dimengerti oleh pengguna serta mendukung jalannya SIM.

Sebagai sistem informasi manajemen maka perlulah terjadi pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemilihan dari berbagai alternatif baik kualitatif maupun kuantitatif untuk mendapatkan suatu alternatif terbaik guna menjawab serta menyelesaikan masalah. Dengan pemberian informasi yang tepat dari SIM maka pengambilan keputusan dapat dilaksanakan. Selain informasi yang tepat, proses pengambilan keputusan haruslah tepat sasaran.

Selain data atau informasi juga terdapat model untuk mempermudah jalannya SIM. Dalam suatu sistem informasi yang banyak/luas, pembuat keputusan menyediakan serangkaian model-model yang umum yang dapat diaplikasikan untuk banyak/ beberapa analisa dan situasi-situasi keputusan ditambah serangkaian model yang sangat khusus untuk keputusan-keputusan yang unik. Model-model yang sama disediakan untuk perencanaan dan pengendalian. Model-model itu merupakan model dasar untuk SIM.

Karena SIM merupakan sistem pendukung untuk fungsi yang bersifat keorganisasian, maka SIM menggambarkan konsep dan sifat organisasi, manajemen dan pengambilan keputusan. Bidang manajemen (sifat organisasi) dan teori organisasi memberikan beberapa konsep yang penting, dan juga memberikan pengertian tentang fungsi SIM dalam suatu organisasi.

Selain itu juga SIM diperkenalkan sebagai suatu subsistem. Dua pendekatan yang menerangkan tentang subsistem dan SIM adalah: Menurut fungsi suatu organisasi, yang mereka lakukan dan menurut aktifitas manajemen yang mereka gunakan. Subsistem juga berhubungan dalam fungsi organisasi. Karena fungsi dalam kerorganisasian agak terpisah dalam istilah kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab yang terpisah. SIM juga dapat dilihat sebagai suatu penggabungan yang utama dari sistem informasi satu untuk setiap fungsi keorganisasian yang utama. Memang mungkin ada sistem pendukung umum yang dipakai lebih dari satu subsistem, tetapi setiap sistem fungsional berdiri sendiri dalam prosedur-prosedurnya, program, model, dan lain-lain. Subsistem juga menjelaskan hubungannya dengan database. Database adalah alat utama dari keterpaduan dari berbagai subsistem. Data item(field data) disimpan dan diupdate oleh satu subsistem yang disediakan untuk subsistem yang lain.

Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Fungsi SIM untuk pendukung pengambilan keputusan yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

v Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing

v Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

v Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

Sedangkan fungsi sistem informasi untuk pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari : proses transaksi, proses laporan, dan proses pemeriksaan. Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.

c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

Fungsi SIM dalam pengendalian manajemen: informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut : pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll), penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan, sebab penyimpangan, dan analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin. Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen utama : pertama adalah database dari operasional, dan kedua yaitu rencana, anggaran, standar, dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajemen adalah model perencanaan dan anggaran, program-program laporan penyimpangan, model-model analisis masalah, model-model keputusan, dan model-model pemeriksaan/pertanyaan. Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas pertanyaan.

Fungsi perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :

a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan

b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data :

a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e. Prospek bagi industri di daerah lain.

f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g. Peluang bagi karya usaha baru.

h. Alternatif strategi

i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya: evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional atau proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang, data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

Berdasarkan fungsi organisasi, sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis.

Kesimpulan dan Saran

Informasi memiliki hal penting untuk operasi dan manajemen dari berbagai organisasi. Jangkauan dari suatu sistem informasi yang resmi dalam suatu organisasi dibatasi oleh data yang dihasilkan, biaya, pemrosesan, penyimpanan data dan nilai informasi tersebut.Suatu sistem informasi manajemen berdasarkan komputer dirancang untuk mengurangi biaya dan untuk meningkatkan kemampuan pemrosesan informasi secara organisasional.

Pengertian suatu SIM merupakan suatu gabungan sistem manusia mesin untuk menyediakan informasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem menggunakan hardware dan software komputer. Operasi online memudahkan dialog manusia mesin dan analisis interaktif. SIM merupakan suatu konsep yang berkembang. Dari suatu sistem tunggal yang luas, SIM merupakan suatu federasi dari subsistem-subsistem terpadu yang terpisah. Selanjutnya mengenai pemrosesan data, SIM merupakan suatu orientasi yang mengendalikan pengembangan dan operasi dari sistem pemrosesan data. Tiga konsep dalam peninjauan SIM adalah: sistem pendukung keputusan, manajemen sumber informasi dan perhitungan pemakai akhir. Konsep ini digambarkan sebagai suatu perluasan yang penting yang berhubungan dengan manajemen dan pengambilan keputusan.Sedangkan subsistem SIM dapat digambarkan dalam suatu fungsi organisasi atau aktivitas-aktivitas. Dan tiap-tiap dari subsistem dihubungkan dengan masing-masing fungsinya

Jadi perkembangan teknologi informasi Indonesia sangat dipengaruhi oleh kemampuan sumber daya manusia dalam memahami komponen teknologi informasi. Kebutuhan akan tenaga yang berbasis teknologi informasi masih harus terus ditingkatkan ; dengan banyaknya jenis pekerjaan yang memerlukan kemampuan di bidang teknologi informasi dapat membantu peningkatan kesejahteraan di berbagai bidang namun jumlah SDM berkemampuan di bidang teknologi informasi masih sedikit, jika dibandingkan dengan jumlah penduduk Indonesia. Namun jika semua itu terpenuhi maka masyarakat Indonesia siap menghadapi era keterbebasan yang dapat menyediakan akses universal terhadap informasi kepada masyarakat luas secara adil dan merata, meningkatkan koordinasi dan pendayagunaan informasi secara optimal, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, meningkatkan kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia, meningkatkan pemanfaatan infrastruktur teknologi informasi, termasuk penerapan peraturan perundang-undangan yang mendukungnya; mendorong pertumbuhan ekonomi dengan pemanfaatan dan pengembangan teknologi informasi.

Referensi

1. http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id , By: Raden Sanjoyo – D3 Rekam Medis FMIPA Universitas Gadjah Mada

2. http://santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/7691/Pengantar_Sistem_Informasi.doc.

3. agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/3412/Konsep+SI.pdf

4. murni_rk.staff.gunadarma.ac.id/.../files/.../perancangan+database.doc

5. http://www.scribd.com/doc/12230747/Peran-Sistem-Informasi-Manajemen-Dalam-Pengambilan-Keputusan-Organisasi

6. Pengantar Sistem Informasi, 1994 Jakarta : Gunadarma.

7. Zulkifli Amsyah, “Manajemen Sistem Informasi” , 1977 Jakarta: Gramedia

8. http://blog.re.or.id/komponen-sistem-informasi-manajemen.htm
9. http://ilmukomputer.org/
10. http://dedihendriana.wordpress.com
11. http://books.google.co.id/books?

Marvel,2db01,31109252