Pendahuluan
Secara garis besar pengolahan SIM dapat dikatakan sebagai pemrosesan informasi guna mencapai sasaran atau tujuan dari penggunanya. Kegiatanya pun hanya berorientasi dari pengolahan suatu data. Dalam suatu organisasi perusahaan, banyak sekali kegiatan yang mengimplementasikan SIM dalam keperluaannya mengorganisir tiap data perusahaan. Beberapa aktifitas SIM adalah penyatuan dengan pengolahan data harian, sementara aplikasi-aplikasi SIM yang lain terutama untuk mengetahui aktifitas pekerjaan atau fungsi pengambilan keputusan. Pemakaian komputer dan teknologi komunikasi di kantor mendukung komunikasi orang ke orang dan mendukung fungsi-fungsi jurutulis adalah juga termasuk dalam bagian SIM ini.
Dalam struktur organisasi SIM, semua kegiatan perusahaan memiliki tingkat level yang berbeda baik dari segi pengoperasiannya maupun dari segi perencanaannya. Struktur dalam bidang manajemennya pun berbeda baik dari perencanaanya maupun aktifitasnya, termasuk produksi, penjualan, pemasaran dan lainnya
Tinjauan Pustaka
Struktur SIM dapat dijelaskan dengan 4 pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan:
1. Elemen Operasi
2. Pendukung Operasi
3. Aktifitas manajemen
4. Fugsi organisasi
Elemen-elemen operasi SIM terdiri dari:
1. Komponen fisik
a. Hardware : peralatan input, pemrosesan (CPU), peralatan output, database.
b. Software : terbagi dalam software sistem dan software aplikasi.
c. Database : berisi semua data yang digunakan aplikasi software.
d. Prosedur : prosedur operasi secara formal merupakan komponen fisik seperti buku kecil instruksi. Terdiri dari instruksi pemakai dari aplikasi, instruksi untuk pengolahan input, dan instruksi pengoperasian untuk operasi komputer.
e. Operasi kepegawaian : operator komputer, sistem analisis, programmer, pegawai pengolahan data, adsministrasi data dll.
2. Fungsi Pemrosesan
a. pengolahan transaksi, menghendaki dokumen untuk mengarahkan terjadinya transaksi; pencatatan, penegasan/ menerangkan pelaksanaannya; hubungan transaksi yang memerlukan record-record untuk latar belakang informasi atau referensi.
b. memelihara file master; kegiatan pengolahan yang membutuhkan penciptaan dan pemeliharaan file master, yang menyimpan secara relatif permanen atau pengorganisasian data historis.
c. menghasilkan laporan; laporan hasil kegiatan perperiode tertentu.
d. pengolahan pertanyaan; berfungsi membuat record apa saja dalam database yang dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diizinkan.
e. pengolahan interaktif yang mendukung aplikasi; jenis pengoperasian interaktif dengan tanggapan pemakai atas pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak untuk data dan penerimaan hasil dengan segera.
3. Output untuk pemakai
Output-output membentuk satu deskripsi suatu sistem informasi dan dapat dikelompokan ke 5 jenis:
a. dokumen transaksi atau screen.
b. laporan yang direncanakan sebelumnya
c. jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya
d. laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara
e. Hasil dialog antara manusia dan mesin
Sistem informasi dalam pendukung pengambilan keputusan terdiri dari keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram. Keputusan yang terprogram bersifat: berulang, dirumuskan dengan teliti dan algoritma keputusan untuk bawahan. Sedangkan keputusan yang tidak terprogram bersifat: jarang/kadang-kadang, unik dan dianalisis baru untuk setiap kejadian.
Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki
dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian. Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.
1. Sistem informasi untuk pengendalian operasional
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :proses transaksi, proses laporan dan proses pemeriksaan.
2. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departeman untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dana mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut : pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll), penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan, sebab penyimpangan, dan analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin. Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :database dari operasional dan rencana, anggaran, standar, dll. Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :
a. Model perencanaan dan anggaran
b. Program-program laporan penyimpangan
c. Model-model analisis masalah
d. Model-model keputusan
e. Model-model pemeriksaan/pertanyaan
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajeman adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan atas jawaban atas pertanyaan
3. Sistem informasi untuk perencanaan strategis
Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan. Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajeman. Kegiatan ini memang agak tidak diatur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa dijadwalkan dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data:
1. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.
2. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.
3. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
4. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).
5. Prospek bagi industri di daerah lain.
6. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.
7. Peluang bagi karya usaha baru.
8. Alternatif strategi.
9. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattif beberapa strategi.
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi
pengendalian manajeman dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajeman dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya : evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.
Struktur SIM bila didasarkan dalam fungsi organisasi terbagi dalam beberapa subsistem. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajeman dan perencanaan strategis. Beberapa subsistem tersebut terbagi dalam: subsistem pemasaran, subsistem produksi, subsistem logistik, subsistem personalia, subsistem keuangan dan akuntansi dan subsistem pemrosesan informasi manajeman puncak.
SIM sebagai sistem pemrosesan informasi terbagi dalam 2 kategori yaitu sistem informasi formal dan sistem informasi informal.
Struktur SIM berdasarkan relasi dari struktur kegiatan, manajemen dan fungsi organisasi, dalam bentuk:
1. Struktur konseptual:
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan susistem fungsional yang terdiri dari empat seksi pengolahan informasi: pengolahan interaksi, dukungan operasi sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dan dukungan perencanaan strategik sistem informasi. Keempat subsistem fungsional tersebut harus didukung dengan penggunaan basis data dan aplikasi software yang dibutuhkan.
2. Struktur fisik
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang menggunakan: pengolahan terpadu dan pemakaian modul umum.
(Pengantar SIstem Informasi, Ida Astuti)
Pembahasan
Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai. Komponen fisik yang dipakai dalam organisasi sistem informasi adalah hardware, software, database, prosedur dan personel operasi. Dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem, sebagaimana penjelasan dalam konfigurasi hardware tersebut yang tidak menjelaskan yang terjadi dalam konfigurasi tersebut. Dan cara untuk menjelaskan penggambaran dari sistem informasi tersebut adalah melalui kondisi-kondisi fungsi pemrosesan utama. Hasil output dalam sistem informasi sangatlah berguna karena penilaian pemakai sistem informasi berdasarkan nilai guna dari output menurut pandangan user(pemakai).
Dalam pengambilan keputusan pun haruslah benar-benar tepat sasaran. Pendukung keputusan tersebut terbagi dalam 2 kategori. Keputusan terstruktur dapat dikatakan terprogramkan dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak rangkap akan ditentukan selanjutnya. Sedangkan yang lainnya adalah keputusan yang tidak terstruktur. Beberapa keputusan akan lebih mudah tepat ke dalam klasifikasi ini, tetapi banyak keputusan adalah lebih atau sedikit terstruktur dan beberapa elemen terprogramkan dan beberapa tidak.
Sturtur dari SIM dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hierarki dari perencanaan manajemen dan aktifitas pengendaliann dan di tiap tingkat dari manajemen tersebut dibedakan dalam dasar dari horizon perencanaan untuk setiap tingkatan.
Dalam tingkatan fungsi organisasi yang menggunakan informasi, tidak ada klafikasi
Kesimpulan dan Saran
Sebuah sistem informasi masa kini berbeda dengan model ini karena bagian-bagian yang pasti tidak disesuaikan harga atau karena implementasinya ditampilkan atau dilaksanakan secara evaluasioner daripada sekaligus.
Struktur SIM dapat dirinci dari bagian pelaksanaannya, dan terbagi dalam beberapa elemen-elemen operasi sistem informasi dan dipengaruhi aktifitas manajemen dan fungsi organisasi. Struktur konsep dari sebuah sistem informasi terdiri dari sebuah federasi yang tidak sama dengan fungsi subsistem informal. Konsep struktur memasukkan beberapa file yang unik untuk setiap subsistem ditambah dengan database umum digunakan oleh atau disediakan untuk semua subsistem.
Referensi:
- http://sttdb.wordpress.com/2009/12/04/gambaran-umum-sistem-informasi-dan-teknologi-informasi/
- http://nadiapritta.blogspot.com/2009/12/gambaran-umum-sistem-informasi-dan.html
- http://www.smecda.com/e-book/SIM/Simbab1.pdf
- http://bobbyfiles.files.wordpress.com/2008/03/sistem-informasi.pdf
- http://lily.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/8345/catatan.doc
- http://dedihendriana.files.wordpress.com/2007/11/sim.ppt
- http://blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm
- http://nissaajah91.wordpress.com/2010/03/23/makalah-struktur-sistem-informasi-manajemen/
- http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads//2008/08/sim.pdf
- http://syopian.net/blog/?p=796
- blog.re.or.id/struktur-sistem-informasi-manajemen.htm
- dedihendriana.files.wordpress.com/2007/11/sim.ppt -
- http://www.scribd.com/doc/17106384/Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen
- http://wildan.eltika.net/sistem-informasi-manajemen-kegiatan-manajemen.html
- http://syopian.net/blog/?p=796
Tidak ada komentar:
Posting Komentar